外贸人接待客户超全攻略

外贸人想要在众多供应商中脱颖而出，就得安排一场精致且用心的接待，让客户感受到我们的专业，进而选择与我们合作！

外贸人接待客户超全攻略

一个精致且用心的接待流程应如下：

1.协助客户办理邀请函

通常，常来中国的客户无需我们协助发邀请函。但要是客户首次访华，或者之前的中国签证已失效需重新办理，他们就会需要我们协助发送邀请函。一般来说，签字盖章后回传给对方就行。

XXXXX 公司

地址：XXXXXXXXXXXX（邀请方）

邀请函

2022 年 11 月 XX 日

致相关人士：

我们在此告知，是我们在（国家）的重要客户，就各类市场推广与销售事宜开展业务往来及会议实属必要。在此，我们邀请以下人员来华：

姓名：

国籍：

护照号：

此次访华时间为从____至____。

若能获批所需签证，我们将不胜感激，提前感谢您的热心协助。

祝好

XXXXXX

职位（邀请方信息）

公司：

签名

盖章

2.确定来访日期、人数及行程计划

我们得确认客户的到访时间、同行人数，以及是否需要安排接机，再根据实际情况协助客户预订酒店。

注意：并非所有客人都需要安排接机和预订酒店，有些常来国内采购的客人可能会自行前往工厂。

要是客户需要我们协助预订酒店，就得了解他们能接受的价位、路线安排，以确定合适的酒店地址，还有客户人数、房型、是否吸烟等情况。

根据客户实际情况，给出一些可供选择的酒店建议，最好附上相应网址，让客户自行确定最终入住的酒店。

我曾接待过一位英国客户，因项目原因多次来访公司。他更倾向于希尔顿这类国外品牌酒店，而非当地知名大酒店。询问后得知，原来希尔顿配有健身设施，而这位客户恰好是健身爱好者，所以钟情于有健身设施的酒店。

3.工厂协助

客人拜访工厂时，要对办公室、展厅、产线进行彻底清扫并做好检查。

需注意，生产线肯定是要参观的。所以我们要提前一天与工厂沟通，确保客户来访当天，技术部、生产线、仓库整洁有序，生产规范，物品不胡乱堆放，同时保证品质测试设备正常运转。

设备测试的运转很重要。有些工厂部分测试设备平时不开启，要是客人来访看到设备没运转，就会怀疑我们对其订单是否也如此随意，这点可千万别忽略。

要是公司大厅有显示器，还能提前制作一个欢迎牌，这样客人一进公司就能看到，会感觉受到重视。

4.分析客户，了解拜访目的做预案

分析客户类型：判断客户是零售商、批发商还是贸易商？其区域市场涵盖哪些？主要经营什么产品？了解客户公司背景、实力、经营状况及经营范围。

明确来访目的：搞清楚客户此次来访目的、对什么产品感兴趣、采购产品用途、目前市场情况、已有产品线、在市场上遇到的问题，以及我们能如何解决。

梳理往来邮件：通过和客人的往来邮件，明确客人关注重点，是对某一产品兴趣浓厚，还是关注价格、品质、售后，亦或是需要新品开拓市场？

组织团队研讨：还可根据客户重要性，决定是否动员团队，在客户来访前召开客户分析研讨会，大家一起头脑风暴。

准备样品以及产品目录册

样品至关重要，一定要提前准备好会议所需样品，确保无瑕疵且能正常使用，因为有时客户会现场直接测试样品。

除了客人感兴趣的样品，也可准备些其他样品作为备选供客人参考。

除样品外，要准备充足的目录册和产品资料，保证每位到访客人都有一份。

提前将资料放到会议室电脑上，确保当天能正常使用，包括企业演示文稿，以及客户相关需展示的文件资料、公司实力资料等。

企业介绍 PPT 内容建议：

企业优势展示：企业竞争优势、市场分析、合作伙伴；

组织架构呈现：清晰的组织结构图；

服务流程说明：客户服务流程、企业服务标准、投诉渠道及处理流程；

研发实力彰显：研发队伍实力、历史荣誉、样品室参观、负责人资历介绍、荣誉证书、各种认证。

另外，可在会议室备好咖啡、茶水及一些小饼干、糖果之类。

6.准备礼物

可根据客户重要性判断是否准备礼品。

礼品不一定要很贵重，欧美大部分国家客户很多喜欢有中国传统风格的礼品。

要是项目对双方都极为重要，可准备有纪念意义的礼品。我们曾送过一个产品模型给客人，客人特别高兴，毕竟这在外面买不到。

7.会务洽谈

引领客户在会议时入座，准备茶水，交换名片并自我介绍，播放 PPT 幻灯片，进行公司和产品介绍，展示公司产品所有质量认证及以往成功案例。

关于交换名片，若客人较多，不一定要收到名片后马上整理，可根据客人落座顺序依次摆放，这样交谈时能清楚知晓其职位及关注重点。

讲解公司介绍时，不要只顾自己说，过程中留意客人反馈，对客人有疑惑或感兴趣的点重点讲解。

讲解完就到最重要的洽谈环节。了解客户关注点，分享我们的方案。洽谈时，除解答客户问题，别忘了从客人那里收集此前未掌握的信息，以便更好了解客户、调整策略。

若能在会议上敲定订单细节，尽量当场完成，便于后续快速成单。

8.会议记录

会议记录十分重要，能防止遗漏信息，毕竟多数会议时间较长。而且对会后复盘也大有用处。至于是否用录音笔，看个人需求。

9.参观工厂

带领客户参观工厂时，最好按整个生产流程参观，便于客户更好理解生产过程。

参观过程中，重点带客户了解整个生产品质把控，包括来料检验、生产线上半成品抽样检验、最后的成品检验，以及检测数据、内容、设备等。当把完整的品质把控呈现在客人面前，客人就能明白我们对产品质量的负责程度。

若有研发部门，也可带客人参观，让客人知道我们一直在进行新品研发或产品升级。

10.餐饮安排

要是中午客人时间紧或不愿外出，可提前准备外卖；要是下午结束，可外出用餐。

用餐时，一定要征求客人意见，避免因不同传统习俗产生不良影响。比如部分印度客人不吃牛肉，伊斯兰教客人不吃猪肉。

另外，可询问客户是否需要酒水，并非所有欧洲人都爱喝红酒，有些欧洲客人晚餐喜欢喝啤酒放松。

用餐时可与客户闲聊，拉近关系，了解客人喜好。

第一次见面：刚见面可问对方旅途感受、是否有时差困扰、第几次来中国、到过中国哪些城市、对中国印象如何、是否喜欢中国食物、本国天气怎样、打算在中国待多久等。

比较熟悉的客户：若比较熟，可聊聊业余爱好、体育、电影、家庭等无关紧要的话题。注意忌讳询问对方年龄和收入，忌评论对方国家政治。

11.拜访结束

参观结束后，视情况看是否赠送礼品。

别忘了询问客户是否可以拍照，包括人员合影、外商与公司 / 厂铭牌的合影等，这些资料日后很有用。

若时间允许，也可根据客户意见，适当安排娱乐购物等活动。有些客户较随意，可安排中国特色活动，如喝茶、看戏、参观景点等；也有客户会提出去购物，如电子产品、服装等。

尽量亲自送客户到机场或指定地点，有些客户不喜欢麻烦人，送到酒店即可。