第137届广交会将于2025年4月15日至5月5日在广州举办,怎么邀约意向客户参展呢?如何写邀约开发信呢?一篇教会你!
137届广交会前如何邀约潜在客户参展
一、邀约客户参展的策略与步骤
1. 明确目标客户
根据客户行业、采购历史、地理位置等筛选目标群体,定制邀约内容。例如,针对老客户可强调新产品发布,对新客户则侧重展会规模和行业资源。
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2025年第137届春季广交会参展全攻略(参展企业资格标准&展区设置&展品范围)
2. 分阶段沟通
提前1个月:发送初次邀请邮件,提供展会基本信息(时间、地点、展位号)。
提前2周:电话跟进重点客户,确认参展意向并询问行程安排。
提前1周:发送提醒邮件,附上展位地图、交通路线及当地天气信息。
展会当天:联系未到场客户,邀请其抽空参观。
3. 提供便利信息
在邀请函中附上展馆平面图、交通路线(地铁/公交)、周边酒店推荐,甚至代订服务,体现细心和专业度。
错开竞争对手的邀约时间,避免客户尴尬。
4. 强调展会价值
突出展会优势,如行业影响力、新品首发、一对一洽谈机会等。例如:“本次展会将汇聚全球200多个国家和地区的采购商,是了解行业趋势的最佳平台”。
二、开发信的写作思路
1.标题:简洁有力,激发兴趣
避免使用“邀请函”等泛泛之词,可加入客户姓名、展会亮点或限时优惠。例如:
“John, Exclusive Preview of [Product] at [Expo] – Booth A12”
“Meet Us at Canton Fair: 20% Discount for First-time Visitors”
2.正文结构
问候与自我介绍:简短提及过往联系(如有),例如:“感谢您2月对[产品]的咨询”。
展会信息:明确时间、地点、展位号,并嵌入超链接至展会官网或在线注册页面。
邀请理由:对老客户:“我们为您预留了新品样品,期待现场演示”。对新客户:“展会将展示[产品]的定制解决方案,助您优化供应链”。
特别优惠:如“展会期间签约可享免运费”或“预约洽谈赠礼品”。
行动号召:明确提示下一步,如“点击注册”或“回复邮件预约时间”。
联系方式:附姓名、职位、电话、公司官网及社交媒体链接。
3.结尾与跟进
表达期待:“我们已准备好咖啡与洽谈室,恭候您的光临!”
展后当天发送感谢邮件,附上产品目录和合作方案。
三、写作技巧与注意事项
1.个性化内容
避免模板化,根据客户背景调整措辞。例如:对欧美客户强调质量认证,对中东客户突出性价比。
2.简洁专业
用短段落、项目符号(•)分点说明,避免复杂术语。英文邮件需语法准确,可借助Grammarly校对。
3.视觉增强
插入公司Logo、展位效果图或产品短视频链接,提升可信度。
4. 规避垃圾邮件陷阱
标题避免“Free”“Discount”等敏感词,改用“Special Offer”“Exclusive Access”。
四、邀约邮件示例
Subject: John, Exclusive Demo of [Product] at Canton Fair – Booth A12
Dear Mr. Smith,
We hope this email finds you well. It’s our pleasure to invite you to visit our boothA12at the137th Canton Fair(April 15-19, 2025, Guangzhou), where we’ll showcase our latest[Product Name]designed for[Industry]needs.
Why Visit Us?
•Live Demo: Experience how [Product] can reduce your costs by 20%;
•Special Offer: 15% discount for orders placed during the fair;
•VIP Slot Reserved: We’ve saved a 30-min session on April 16 at 2:00 PM for you.
Click here to [Register Now] or reply to confirm your time. Attached are the exhibition map and hotel recommendations near the venue.
Looking forward to meeting you!
Best regards,
[Your Name]
Export Manager | [Company Name]
Tel: +86 123-4567-8900 | Website: [Link]
(主题:张先生,诚邀您参观广交会A12展位,享新品首发优惠!
正文:
尊敬的张先生,
您好!感谢您长期对[公司名]的支持。我们诚挚邀请您参观第137届广交会(2025年4月15-19日,广州琶洲馆),我们的展位号为A12-15。
此次展会亮点:
• 首发[新产品名称],专为[行业]设计,效率提升30%;
• 现场签约客户享免运费+1年免费维护服务;
• 为您预留4月16日上午10点的专属洽谈时段。
为方便您的行程,我们准备了展馆地图(附件)及周边酒店清单。点击此处[注册链接]快速报名,或回复邮件预约时间。
期待与您共探合作机遇!
顺祝商祺,
[你的姓名]
外贸经理 | [公司名]
电话:+86 123-4567-8900
官网:[链接] | LinkedIn:[链接])