外贸销冠 | 这8个好习惯，让你事半功倍

（本文转载自最爱笑的Sophie）

 

Sophie梳理了这些年外贸工作养成的好习惯～今天再和大家分享下：

 

本文主要内容：

1. 如何更条理性回复客户问题？

2. 如何分类管理客户？

3. 怎样高效地进行时间管理？

4. 怎样建立产品和服务的FAQ体系？

5. 邮件主题命名的注意事项 

6. 带附件邮件的注意事项 

7. 尊重国外客户的计量习惯

8. 灵活运用infographic 表达信息

 

 

1

 

如何更条理性地回复客户问题？

 

当客户发来一串问题，可以在他上封邮件的问题后进行回复，并以下列句型开头:

①In response to your queries, please find below my reply in blue:
②Regarding to your questions, kindly see my reply in blue below:
关于你的问题，请查看我如下的回复:

回复时请用蓝色，或者绿色，紫色等颜色，慎用红色，因为有些老外会觉得这个颜色bloody.

 

 

如下面的例子：

 

 

在客户的问题后进行回复，并且以带颜色的字体区分开，使得细节一目了然，帮助客户快速答疑解惑。

 

必要时还可以加上【项目符号】如1.2.3或者a. b. c, 增加邮件条理性。

 

2

 

如何分类管理客户？

 

学会分类客户。不管是用Excel还是通过CRM, 精细化国外客户群体，是外贸销售重要的一环。

分类有多种标准，比如按区域划分，按购买频率划分，按询盘来源分类，最常见的是按ABC客户在销售额的体现划分。

 

 

细分客户的主要好处：

 

1）需要推广产品的时候，可以针对客户群体进行营销。

2）不同级别的客户，有不同的跟进周期。

 

例如A级客户，跟进频率可以把握在一周1-2次，多社交互动，多了解跟进售后，按客户的复购周期，促成返单。

 

3

 

怎样高效地进行时间管理？

 

销售冠军都是时间管理高手，今天分享一个时间管理办法，运用PDCA简化工作，提高工作效率。

 

P：（Plan 计划）时间管理的杀手，就是没有计划

 

计划包括：年度计划/本月计划/当周计划/今日计划

计划内容包括: 紧急事务，重点项目，日常工作，临时事项

 

D：（Do 执行）

 

按待办事项，量化目标，并按轻重缓急依次处理和标记完成状态。

C：（Check 检查与反思）

 

检查在处理工作的过程中发现的问题，或潜在风险，以及反思工作中应注意的情况。

 

A：（Act 复盘与纠偏）最重要的环节

 

今天还有什么没处理完？
今天哪些事情可以做得更好？
今天什么工作有进步？

结束后并开始新一轮的循环，进行明天计划。

 

时间管理App推荐：朝暮计划，时光序。

 

4

 

怎样建立产品和服务的FAQ体系？

 

准备自己行业体系的FAQ.

 

FAQ_frequently asked questions 常见问题解答

 

收集客户常问问题，整理出一套标准答案。详细的FAQ 具有产品和服务的特点，会激发客户的购买需求。最重要的是，可以高效帮你处理一些重复工作。

如遇到爱问问题的客户，发过去FAQ不仅能快速答疑解惑，还能让对方感受到你的专业。

FAQ模板（可根据自身行业来制定）

 

Got a question? Find our FAQs here.  {FAQ引导语}

 

*What details are required for a quotation?

*Can I make changes before I ship?

*What are the shipping options?

*When will my order ship?

*How long can I get my goods?

*How can I track my order?

*What do I do if I received a defective order?

*Can I have samples before my order?

*What's the minimum order quantity?

 

5

 

邮件主题命名的注意事项：

 

邮件的主题要随着内容更换。这里需要强调一下，主题还是那个主题，只不过内容需要跟进进度，去调整。

比方Inquiry for School Bag 是客人发给你的，主题是school bag. School bag不变；

 

你回邮件 Re: (是回复邮件自动生成的格式）后面可以加Re: Quotation for school Bag -20220314 书包报价，这样就有一个互动形式了，客人询价，你回复报价。

紧接着：客人回复：Re: Re: (第二遍回复了，所以两个Re:) School Bag Offer-20220314，他要确认订单了，让你开合同。

那么你可以回复，去掉一个Re. 省得邮件主题等会Reeeee个不停，Re: PI for School Bag +合同号，以此类推。

 

等到比如货做好了，那么改为Re: Shool bags are ready for shipment + 合同号

 

这样当客人看到主题更新的内容，都可以捕捉到邮件的梗概。

有些客户大忙人，时间很有限，忙得和陀螺一样，这样也是在帮他们提高工作效率。他会觉得你很用心，一直在更新进展。

 

6

 

带附件邮件的注意事项：

 

如邮件带有附件，需提醒对方邮件里含有附件，如:

 

1. The requested 文件名 is attached to this email.

 

2. Please see attached 文件名for more details…I've attached + 文件名

 

 

且附件的文件名字，请一定要另命名。切记不要出现qq截图48585fgr2frg, 或者jpg.008之类的图片名。

同时，多附件的时候，请在邮件里跟客户沟通清楚，比如你的附件为装箱单，发票，产地证明，邮件应为：

I am attaching herewith the following documents for your confirmation:

 

1) Packing list

2) Commercial Invoice

3) Certificate of Origin

图片也依次命名，收件者才能省心，清心。

附件大小最好在1-5MB以内，最好不要超过10MB.

 

7

 

尊重客户的计量习惯

 

比如英国、美国客户，他们使用英制单位。如英寸，加仑，盎司，等。

 

在图纸中以英制单位标注，这样不仅是比较贴心的举措，帮助他们节省时间精力，也能避免不必要的错误。

 

比如英美客户问oz, 而我们通用的是ml. 可以按照他们的单位来报价，简化他们的核算。

 

推荐大家使用下面这个网站来查询公、英制单位的换算~

 

https://www.metric-conversions.org/

 

 

 

 

8

 

灵活运用infographic

 

Infographic = information+graphic  图文信息结合

比起传统的表格或者生硬的纯文字，图文结合不仅使得数据或内容一目了然，还能拔高自身专业度。

 

拿钢铁行业举例，如下图：

 

 

关于Infograhic App推荐：

Canva, Infogram, Venngage

 

 

同样，在social media或者开发信/promotion邮件里，引用infographic，通过图像将文字显得更加生动，吸引力。

 

后记：

 

外贸销冠与普通外贸业务员的差别，往往都体现在一些细节上，所谓细节决定成败。类似这样的工作细节还有很多，不断梳理和总结，日积月累，才会让自己业务能力越来越强。